Thực tế hiện nay, yêu cầu công việc ngày càng cao, khối lượng ngày càng nhiều, nhất là ở cấp cơ sở, đội ngũ cán bộ lãnh đạo ở một số cơ quan, đơn vị, địa phương còn thiếu; có địa phương chỉ có 01 đồng chí là Quyền Chủ tịch UBND xã, không có Phó Chủ tịch... thì việc tham dự đầy đủ các cuộc họp, hội nghị do huyện triệu tập đã là một khó khăn, chưa kể đến việc chủ trì tổ chức họp, triển khai nội dung chỉ đạo của cấp trên ở địa phương.

Trong khi đó, số lượng cuộc họp, hội nghị ngày càng tăng, nhiều cuộc họp chưa đi vào chiều sâu; nhiều cuộc họp, hội nghị, mặc dù mời rất nhiều thành phần nhưng chủ yếu vẫn chỉ nghe đọc báo cáo, đọc văn bản đã phát sẵn... gây tốn kém, lãng phí thời gian nhưng hiệu quả đạt được thấp; một số cuộc họp, hội nghị được tổ chức cùng thời gian làm cho nhiều đơn vị không đủ lãnh đạo để tham dự, phải cử người không đúng thành phần được mời đi dự làm cho hiệu quả đạt được không cao do không thể quyết được những vấn đề quan trọng; tài liệu một số cuộc họp nhiều nhưng chỉ được phát cho đại biểu trước đó vài giờ, phát tại cuộc họp, hội nghị nên các đại biểu không có thời gian để đọc, nghiên cứu, đưa đến các ý kiến đóng góp không sâu; nhiều đại biểu khi phát biểu không đi vào trọng tâm, dài dòng khiến cho cuộc họp kéo dài; một số đại biểu chưa có ý thức khi tham dự (để chuông điện thoại di động reo hoặc nói chuyện điện thoại lớn tiếng, nói chuyện riêng, đọc báo...) gây khó chịu cho người xung quanh và gây mất tập trung của buổi họp...

Nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp, hội nghị; rút ngắn thời gian, tập trung được trí tuệ của các thành phần tham dự cuộc họp, góp phần nâng cao hiệu lực hiệu quả trong chỉ đạo, điều hành của cấp ủy, phục vụ tích cực cho công tác xây dựng đảng, phát triển kinh tế - xã hội của huyện. Thời gian qua Thường trực Huyện ủy Hàm Tân đã chỉ đạo thực hiện nhiều giải pháp như:

(1) Các cuộc họp, hội nghị được chuẩn bị một cách khoa học về tài liệu, thời gian, các nội dung thảo luận; trong đó lưu ý: Các báo cáo chính và chương trình được gửi trước cho đại biểu hoặc gửi kèm theo thư mời (chậm nhất 02 ngày làm việc trước cuộc họp) để đại biểu có thời gian đọc, nghiên cứu, đóng góp ý kiến được sâu và chuẩn xác; trong giấy mời có gợi ý các vấn đề cần thảo luận để đại biểu tham gia. Đối với hội nghị mang tính chuyên đề phức tạp thì gửi tài liệu trước cho đại biểu trước 05 ngày hội nghị; đối với các văn bản cần có sự đóng góp trước thì quy định thời gian gửi đóng góp ý kiến trước 02 ngày hội nghị để tổng hợp, báo cáo tại hội nghị (giảm bớt thời gian hội nghị). Giấy mời mời các thành phần đến dự họp đúng thành phần và thời gian (kể cả chủ trì cuộc họp); các đại biểu mang theo tài liệu đã gửi trước và chuẩn bị các nội dung cần phát biểu hoặc góp ý. Nếu vì một lý do nào đó đơn vị dự họp cử người không đúng thành phần theo giấy mời thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời phải xin ý kiến và được sự đồng ý của Thường trực Huyện ủy (nếu không đảm bảo thì không cử người tham gia), đồng thời chịu trách nhiệm về các ý kiến, biểu quyết của người được dự họp.

Mặt khác, tùy tính chất cuộc họp, tính kỹ thời gian và thành phần sao cho nhiều thành viên tham dự được phát biểu ý kiến trực tiếp; các ý kiến phát biểu ngắn gọn, đi sâu vào trọng tâm vấn đề, có giải pháp tổ chức thực hiện khả thi và hiệu quả. Xác định lịch, thời gian cụ thể, phù hợp với nội dung cần trao đổi (ví dụ 1 giờ, 2 giờ...), không nhất thiết phải họp 01 buổi hoặc 01 ngày.

(2) Lồng ghép các cuộc họp có nội dung, thành phần gần giống nhau để tổ chức chung trong một cuộc họp; xây dựng các cuộc họp chuyên đề cùng với họp giao ban hàng tuần để nắm thông tin và giải quyết kịp thời các khó khăn, vướng mắc của từng lĩnh vực thuộc chuyên đề; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin; tăng cường sử dụng hệ thống mạng internet để trao đổi một số văn bản thông thường và hạn chế các cuộc họp chỉ do thiếu thông tin.

(3) Yêu cầu đại biểu chuẩn bị các báo cáo, tham luận trình bày tại cuộc họp, hội nghị tóm tắt nội dung phát biểu (nếu không cần thiết không đọc lại toàn bộ văn bản), có giải thích hoặc trao đổi, so sánh và đưa ra các vấn đề cần trao đổi, thảo luận, những vấn đề còn có ý kiến khác nhau; trình bày tóm tắt trên màng ảnh (qua máy chiếu) để nội dung được rõ ràng, sinh động.

(4) Kết nối thêm 01 phòng họp vào hệ thống trực tuyến nhưng không phát sinh chi phí đầu tư, đảm bảo đủ sức chứa các thành phần cần mời dự hội nghị trực tuyến, giảm tải các cuộc hội nghị quán triệt tiếp theo. Đồng thời, chấn chỉnh các đại biểu chấp hành nghiêm túc chế độ họp; trong thời gian họp không nói chuyện riêng, đọc báo, để điện thoại reo hoặc nói chuyện điện thoại trong cuộc họp gây mất tập trung.

Qua đó, trong năm 2018, giảm được 31 cuộc họp, hội nghị so với năm 2017, giảm 55 cuộc họp, hội nghị so với năm 2016; tiết kiệm được 301 giờ; nội dung, chất lượng các cuộc họp, hội nghị được nâng lên; thành phần tham dự đảm bảo theo quy định.

Hiệu quả từ những biện pháp cải tiến, nâng cao chất lượng các cuộc họp, hội nghị như trên vẫn chưa giải quyết triệt để những vấn đề khi tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Trong thời gian tới, Thường trực Huyện ủy Hàm Tân tiếp tục chỉ đạo nghiên cứu, tham mưu thực hiện các giải pháp thiết thực, hiệu quả hơn nữa nhằm để giảm tối đa thời gian họp, hội nghị mà công việc vẫn đạt hiệu quả cao nhất.